Z pierwszym dniem 2019 roku wejdzie w życie zmieniona ustawa o podatku dochodowym, która może mieć wpływ na rynek leasingu i wynajmu długoterminowego w Polsce. Spowoduje ona, że w przypadku użytkowania samochodów osobowych o wartości przekraczającej 150 tys. zł (dla samochodów elektrycznych limit ten wynosi 225 tys. zł) nie będzie można wliczyć w koszty pełnej wartości rat leasingowych.

W praktyce koszty związane z wyborem auta przewyższającego limit 150 tys. zł, będą w większości sytuacji dużo bardziej niekorzystne w przypadku leasingu niż przy wynajmie długoterminowym. Z wyliczeń przeprowadzonych przez firmę Emotis wynika, że w przypadku umowy na 3 lata, klient poniesie ok. 3 razy większe koszty podatkowe, gdy zdecyduje się na leasing niż wówczas, gdy wybierze wynajem. 

Natomiast ograniczenia w zakresie odliczenia kosztów eksploatacyjnych obejmą wszystkie samochody wykorzystywane do  celów mieszanych (służbowych i prywatnych). Od 2019 roku będzie można odliczać 75% takich wydatków. Warto przy tym zauważyć, że wydatki związane z wynajmem bądź leasingiem nie będą objęte limitem 75% za wyjątkiem tej części raty, która dotyczy opłat eksploatacyjnych, np. serwisu czy wymiany opon (gdy takie usługi zostały wliczone).

Eko-mobilność coraz popularniejsza

Zmiany w polskim prawie są zasadniczo zgodne z trendem zauważalnym także w wielu innych krajach. Nie tylko w Polsce ustawodawcy wprowadzają zmiany, które wpływają na wzrost kosztów utrzymywania samochodów firmowych, szczególnie takich, które bywają traktowane niczym bonus dla pracowników.

Na Zachodzie jednak częściej niż w Polsce podobne kroki uzasadnia się ekologią – rosnące obciążenia mają sprawić, że samochody służbowe staną się mniej popularne, a te, które pozostaną, będą miały mniejszą pojemność silników (co oznacza zazwyczaj niższy poziom emisji spalin) bądź napęd elektryczny.

W dużych miastach korki stały się uciążliwą codziennością, a miejsc parkingowych nie wystarcza dla wszystkich samochodów. Do tego rośnie zanieczyszczenie powietrza, coraz częściej doprowadzając do występowania smogu. W związku z tym władze rożnych państw coraz niechętniej patrzą na udostępnianie pracownikom samochodów służbowych do użytku prywatnego, za to gotowe są wspierać takie rozwiązania, które zachęcą pracowników do bardziej ekologicznego i ekonomicznego korzystania z transportu.

Efektem tych trendów jest wprowadzanie w wielu europejskich firmach budżetów na mobilność dla pracowników. Osoby, które w ramach swoich obowiązków muszą dużo podróżować, a szczególnie przemieszczać się w granicach jednego miasta, otrzymują dodatkowe środki, z których mogą finansować swoje przejazdy. Dużym udogodnieniem jest posiadanie specjalnej karty, którą można płacić wyłącznie za transport. Kartą na mobilność można opłacać zarówno taksówki, komunikację miejską, jak i rowery miejskie, pociągi oraz każdy inny środek służący przemieszczaniu się. Zdarza się też, że o ile pracownik zmieści się w przyznanym limicie, z karty może korzystać także podczas podróży prywatnych. Korzyść ta w pewnym stopniu rekompensuje brak samochodu służbowego.

Usługi MaaS (Mobility as a Service) szczególną popularność zdobywają w Belgii, Holandii, a także w krajach Skandynawii. W pierwszym z tych państw wprowadzono przepisy, które dają wyraźne korzyści finansowe pracownikom przesiadającym się z większych do mniejszych samochodów oraz korzystającym z publicznych środków transportu.

- Zmiany w trendach zauważają także twórcy aplikacji integrujących różne formy mobilności. W ramach jednej aplikacji możemy zaplanować podróż z wykorzystaniem wielu dostawców oferujących usługi rent a car, car sharing, wynajem rowerów i hulajnóg oraz transportu miejskiego. W Polsce to wciąż nowość, ale i na nią powinniśmy się przygotować – mówi Ireneusz Tymiński, prezes Emotis, firmy zajmującej się wynajmem samochodów.

Samochody prywatne jako służbowe

Innym trendem jest używanie przez pracowników samochodów prywatnych do celów służbowych w zamian za atrakcyjną finansowo rekompensatę. W Polsce dobrze znamy taką formę rozliczania przejazdów jak „kilometrówka” – pracodawca płaci wówczas za przejazdy zgodnie z ustawową stawką za każdy przejechany kilometr. Inny sposób rozliczania przejazdów to ryczałt samochodowy, obliczany wg stawki ministerialnej (stanowi on przychód pracownika i podlega opodatkowaniu).

Jednak na Zachodzie popularne stają się także inne rozwiązania – np. dodatek do pensji stanowiący rodzaj atrakcyjnej finansowo rekompensaty za rezygnację z samochodu służbowego. W takiej sytuacji pracownik otrzymuje wyższe wynagrodzenie, które może przeznaczyć np. na ratę kredytu bądź leasingu prywatnego samochodu. Takie rozwiązanie sprawia, że z jednej strony firma ogranicza koszty związane z utrzymywaniem rozbudowanej floty, a z drugiej pracownik (chcąc zostawić jak największą część dodatku dla siebie) często wybiera samochody mniejsze, o niższym poziomie emisji spalin, a do tego częściej korzysta z komunikacji miejskiej. Im taniej bowiem podróżuje, tym więcej zostaje mu w kieszeni.

Najbardziej skomplikowane wydają się systemy mieszane, ale i one znajdują coraz więcej zwolenników. Polegają one na tym, że umowa na samochód zawierana jest pomiędzy pracownikiem a firmą wyspecjalizowaną w wynajmie długoterminowym (ew. leasingową), ale za pośrednictwem pracodawcy. Ten, działając jednocześnie na rzecz wielu pracowników, jest w stanie wynegocjować lepsze warunki finansowe wynajmu auta i ubezpieczenia. Dodatkowo, jeśli jest to wynajem długoterminowy, oferta obejmuje pełny serwis i wymianę opon, co zmniejsza obowiązki pracownika. W takim przypadku również pracownik częściej zgadza się na samochody mniejsze, a przez to bardziej ekologiczne, ponieważ zależy mu na niskiej opłacie miesięcznej.

- Taki model wymaga przemyślanych rozwiązań w zakresie gwarancji płatności (jeśli pracownik przestanie płacić lub skorzysta z praw konsumenckich), cesji umów leasingu (gdy chcemy, żeby nowy pracownik przejął umowę po odchodzącym), czy też przyjmowania nowego pracownika z „jego” biegnącą umową. Jeśli jednak taki model wynajmu aut będzie się upowszechniał, na pewno dostosują się do tego zarówno rynkowe standardy, jak i przepisy – uważa Ireneusz Tymiński z Emotis.

Jak obniżyć koszty już teraz?

Polska wydaje się być dopiero na początku drogi prowadzącej w stronę nowoczesnej, bardziej ekologicznej mobilności pracowników. Ale i u nas, dzięki rozwijającym się usługom związanym z różnymi formami wynajmu samochodów, możliwa jest coraz większa elastyczność. Firmy, które będą z niej korzystały, mogą poczynić znaczne oszczędności.

Jedną z opcji może być ograniczenie firmowej floty i umożliwienie pracownikom korzystania ze wspólnych dla wszystkich samochodów wtedy, gdy ich potrzebują. Ma to sens szczególnie w odniesieniu do pracowników, którzy większą część czasu pracują stacjonarnie, a ich wyjazdy są sporadyczne. Gdy taki pracownik potrzebuje auta, korzysta z takiego, które stoi akurat na parkingu (z ang. auto „poolowe”) lub zamawia pojazd w ramach wynajmu krótkoterminowego. Wówczas firma świadcząca usługi rent a car podstawia pojazd pod firmę, a pracodawca płaci tylko za używanie auta w te dni, w które było faktycznie wykorzystywane.

Jeśli pracownik zatrudniany jest na kilkumiesięczny kontrakt (lub na okres próbny), a podróże stanowią ważną część jego pracy, wówczas, zamiast decydować się od razu na zakup lub leasing nowego samochodu, można wziąć pod uwagę wynajem średnioterminowy (na kilka miesięcy). Takie rozwiązanie może się sprawdzić również wówczas, gdy pracownik zostaje oddelegowany na miesiąc lub dwa do innego miasta.

Wreszcie, coraz popularniejszą alternatywą dla leasingu staje się wynajem długoterminowy, który jak wspomnieliśmy wcześniej, może okazać się korzystniejszy od leasingu pod względem podatkowym. Właściwie cała flota samochodów może pochodzić z wynajmu, w ramach którego pracodawca ma zagwarantowane także przeglądy, serwis i wymianę opon. Zdejmuje to z przedsiębiorstwa konieczność zarządzania serwisem i logistyką we własnym zakresie.

Elastyczne rozwiązania w zakresie mobilności dają nam możliwość korzystania z samochodu tylko wtedy, gdy jest to naprawdę konieczne i tylko wtedy ponosimy związane z tym koszty. Przy wynajmie krótkoterminowym możemy nawet dobrać rozmiar samochodu do potrzeb na konkretny dzień – np. jeśli dziś pracownik jedzie na drugi koniec Polski, przyda mu się większe, komfortowe auto, ale gdy następnego dnia będzie jeździł po centrum miasta, wybierze zwinny i ekonomiczny pojazd klasy miejskiej. A jeśli pozostałe dni tygodnia spędzi w biurze? Wtedy firma nie musi w ogóle płacić za pojazd. W ten sposób ograniczy nie tylko własne koszty, ale i  zanieczyszczenie środowiska.

Źródła: EMOTIS