W ferworze codziennych obowiązków, przedsiębiorcy oraz menedżerowie często nie znajdują czasu, aby analizować wszystkie wydatki w firmie. Myśląc o oszczędnościach, koncentrują się zazwyczaj na kosztach bezpośrednio związanych z produkcją lub świadczeniem usług, ale zapominają przy tym, że wiele długofalowych korzyści mogą osiągnąć za sprawą pozornie niewielkich zmian organizacyjnych. Oto przykłady.

1. Korzystaj z rozwiązań w chmurze

Jeszcze kilka czy kilkanaście lat temu, aby móc korzystać z programu komputerowego, trzeba było kupić pudełko z płytą CD. Choć dziś takie rozwiązanie jest już przestarzałe, w wielu firmach funkcjonuje, jako wciąż najbardziej oczywiste.

Jeśli jednak w danym obszarze można skorzystać z aplikacji zainstalowanej na serwerze, warto taką możliwość wziąć pod uwagę. Dlaczego? Programu dostępnego on-line nie trzeba instalować na komputerze. Pracownik może mieć dostęp do systemu z dowolnego komputera, a nawet ze smartfona, co przydaje się, gdy znajduje się poza firmą.

Zazwyczaj korzystanie z takiego oprogramowania rozliczane jest za pomocą niewysokiego abonamentu, naliczanego przez taki czas, przez jaki firma korzysta z programu. To prawda, że gdy przedsiębiorstwo stale korzysta z danej aplikacji, łączne koszty mogą okazać się wyższe niż przy jednorazowym zakupie programu w pudełku, ale po pierwsze, zostają one rozłożone w czasie (są przez to mało uciążliwe), a po drugie – uwzględniają już one wszelkie aktualizacje, za które nie trzeba dodatkowo płacić. Jeśli dodamy do tego oszczędność czasu związaną z brakiem potrzeby instalowania, przeinstalowywania, czy też aktualizowania systemu, szala przechyli się zdecydowanie na korzyść rozwiązań typu e-cloud.

2. Oszczędzaj na wydrukach

Z wydrukami w firmach wiążą się wyższe koszty, niż zazwyczaj się wydaje. Duże koszty – w skali roku – generuje chociażby drukowanie faktur. Należy tutaj wziąć pod uwagę nie tylko cenę papieru, ale także koszt zakupu tonera do drukarki, kopert, znaczków pocztowych, a nawet wynagrodzenie pracownika, który musi przeznaczać swój czas pracy na drukowanie, pakowanie, czy wysyłanie dokumentów (a często także na stanie w kolejkach na poczcie).

Faktury papierowe mogą przekładać się również na gorszą płynność finansową jej wystawcy. Wydrukowana faktura musi zostać wysłana pocztą lub kurierem, a do adresata trafia zazwyczaj po kilku dniach. Ten czas można skrócić właściwie do zera, jeśli faktura zostanie wysłana drogą elektroniczną. W wielu przypadkach faktura szybciej dostarczona, zostanie też wcześniej opłacona.

Przypomnijmy, że zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, fakturę można wysłać nawet e-mailem. Jeśli jednak przedsiębiorca chce mieć pewność, że odbiorca nie zakwestionuje jej wiarygodności, może wysłać dokument bezpośrednio z programu księgowego, np. Systim.pl.

Warto także pomyśleć o wprowadzeniu w firmie elektronicznego obiegu dokumentów i ograniczeniu pozostałych wydruków, co także będzie oznaczało oszczędności związane z mniejszym zużyciem podzespołów drukarek, tonerów oraz papieru.

Oczywiście, na razie jeszcze nie da się całkowicie wyeliminować procesu drukowania. Można jednak wymienić wiele nieekonomicznych drukarek na jedną lub kilka (w zależności od wielkości firmy) drukarek sieciowych o dużej wydajności i niskich kosztach eksploatacji. To także przyniesie wymierne oszczędności.

3. Używaj jednego programu do wielu zadań

Ciągłe przełączanie się pomiędzy wieloma programami, a tym bardziej przerzucanie pomiędzy kilkoma aplikacji tych samych danych, na pewno nie sprzyja efektywności i dobrej organizacji czasu pracy. Jeśli więc można zastosować taką aplikację, która zastąpi kilka innych, może to się okazać strzałem w dziesiątkę. Wówczas nie tylko usprawnimy pracę firmy, ale co też ważne, w cenie jednego systemu otrzymamy zestaw wielu narzędzi.

Wspomniany program Systim.pl jest przede wszystkim programem do księgowania i wystawiania faktur, z powodzeniem może jednak także pełnić rolę aplikacji magazynowej, kadrowo-płacowej, systemu do zarządzania relacjami z klientami (CRM), czy choćby terminarza. W związku z tym wszystkie procesy firmowe można obsługiwać za pomocą jednego systemu.

4. Nie oszczędzaj na dostępie do Internetu

Myśląc o oszczędnościach, pamiętajmy, by miały one uzasadnienie i przekładały się na korzyści dla firmy. Niestety, nie zawsze tak jest. Jeśli firma chce w pełni korzystać z możliwości, jakie dają nowoczesne rozwiązania informatyczne, na pewno nie powinna oszczędzać na szybkim łączu internetowym.

Korzystanie z oprogramowania w chmurze nie poprawi efektywności, jeśli pracownik będzie musiał długo czekać na załadowanie każdej kolejnej strony. Aplikacje typu e-cloud mają sens pod warunkiem, że mogą działać płynnie i zapewniać natychmiastowy dostęp do wszystkich funkcji oraz zapisanych dokumentów.

Na szczęście obecnie ceny dostępu do internetu, nawet szybkiego, są stosunkowo niskie. Oszczędności rzędu kilkudziesięciu złotych nie są warte uwagi, jeśli okupione zostaną spowolnioną pracą aplikacji, czy też – w przypadku sklepów stacjonarnych – długim czasem oczekiwania na akceptację karty płatniczej klienta. Szybkość ma dziś kluczowe znaczenia tak dla sprawności firmy, jak i dla niemal każdego pojedynczego klienta.

5. Nie bądź niewolnikiem lojalności

Dobre relacje w biznesie są ważne, ale nie „za wszelką cenę”. Zdarza się, że firma korzysta z usług danego operatora telefonicznego, dostawcy internetowego, firmy kurierskiej, banku, czy biura rachunkowego, dlatego, że ewentualna zmiana wydaje się niepotrzebną komplikacją.

Od czasu do czasu warto jednak porównywać oferty konkurencyjnych usługodawców. Może się bowiem okazać, że bank, który kiedyś miał najkorzystniejszą ofertę na rynku, obecnie pozostał daleko w tyle, a utratę klientów rekompensuje podnoszeniem opłat dla tych, którzy pozostali lojalni. Poza tym, rozważając zmianę usługodawcy, często firma uzyskuje możliwość renegocjowania dotychczasowych warunków współpracy. Może się więc okazać, że zmiana usługodawcy nie będzie konieczna, ale i tak ceny (lub inne zapisy umowy) ulegną poprawie.

Dlatego, zamiast przyjmować za pewnik, że „wszyscy mają podobne ceny”, warto co jakiś czas dokonywać przeglądu rynku i rozważyć, czy zmiana usługodawcy lub nawet szerzej – zmiana pewnych procesów w firmie – nie będzie miała większego znaczenia niż ewentualne niedogodności związane ze zmianami.  

Grunt to dobre podejście

Powyższe propozycje stanowią jedynie przykłady tego, jak i gdzie szukać oszczędności w firmie. To, jakie rozwiązania sprawdzą się najlepiej, zależy już od specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa.

Sprawą uniwersalną jest natomiast odpowiednie podejście przedsiębiorcy lub menedżera, skoncentrowane na ciągłym poszukiwaniu usprawnień mogących przełożyć się na oszczędności. Najczęściej oznacza to konieczność odejścia od tradycyjnych rozwiązań i wzięcia pod uwagę korzyści, jakie można uzyskać dzięki nowoczesnym technologiom.

Jeśli przedsiębiorca będzie wolał działać w sposób tradycyjny niż innowacyjny, jego biznes prawie zawsze okaże się bardziej kosztowny.